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Regolo Procedimenti è una
procedura per la gestione e soprattutto il controllo di
procedimenti da parte del Responsabile del Procedimento (RUP),
così come identificato dal D.Lgs. 163/2006.
Un procedimento può essere un appalto, oppure, in termini più
generali, qualsiasi pratica composta da una serie di adempimenti
che devono essere eseguiti da diversi operatori con modalità e
tempi diversi.
Il problema da parte del responsabile del procedimento consiste
nel controllo dello stato di attuazione dei singoli adempimenti
di tutti i procedimenti di cui lui è responsabile, tenendo
presente che un appalto pubblico può essere composto anche da
100 –120 adempimenti suddivisi in varie fasi: fase progettuale,
gestione della sicurezza, comunicazioni all'autorità di
vigilanza, all'osservatorio ecc... fino agli ultimi collaudi e
certificati di pagamento per una durata anche di alcuni anni.
Regolo Procedimenti permette al responsabile di definire la
struttura del procedimento (che è libera, ma vengono fornite
anche strutture tipo modificabili per appalti pubblici ecc...) e
di controllare lo stato di attuazione di ogni singolo
adempimento con un solo colpo d'occhio tramite una
rappresentazione di tipo grafico come, ad esempio, indicatori
verdi/gialli/rossi.
Sostituisce l'attività giornaliera di girare per le scrivanie
dei collaboratori richiedendo a ognuno “hai fatto quel
verbale?”, “hai inviato quella comunicazione?”, ecc...
La caratteristica principale è che i singoli collaboratori non
sono obbligati per la redazione degli adempimenti ad utilizzare
Regolo Procedimenti, ma possono utilizzare gli strumenti a cui
sono abituati (Word, Excel, programmi vari di Contabilità e
Sicurezza), ma devono solo notificare alla procedura l'avvenuta
esecuzione dell'adempimento ed eventuali altre informazioni
opzionali (per esempio dove è conservato il documento, un
protocollo ecc...) secondo le esigenze.
Il responsabile del procedimento può definire anche le modalità
di esecuzione di un adempimento, fornendo per esempio documenti
tipo (Word, Excel) da utilizzare obbligatoriamente o
facoltativamente. Tutti gli eventuali documenti, se richiesti
(come per esempio stampe in pdf di piani di sicurezza o computi
metrici, elaborati grafici in formato DXF ecc...) possono essere
memorizzati, anche in questo caso facoltativamente o
obbligatoriamente su decisione del responsabile del
procedimento, all'interno della procedura. In questo modo è
possibile monitorare lo stato degli adempimenti e controllarne
il contenuto completo. Allo stesso modo possono essere definiti
adempimenti con scadenze temporali assolute o relative ad altri
eventi, controllabili con un solo colpo d'occhio.
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